Arbeitsweise des internen Dokumentenspeichers

In dem gemeindeinternen Büro-System werden interessante Dokumente, etwa aus Bauplanung, dem Bauentwurf und der Bauentscheidung (Protokolle, Pläne, Skizzen, historische und aktuelle Fotos) zu einzelnen Historismus-Kirchen gesammelt und digital gespeichert. Es handelt sich nicht um amtliche Archivbestände, sie werden daher nicht konservatorisch archiviert.

Auskunftsansprüche für Dritte nach dem Archivrecht sind damit nicht verbunden. Die Sammlung ist in Abstimmung mit den Gemeinden nur intern mit Datenbankmethoden auswertbar, die Unterlagen sind aber weder vollständig noch urkundenrechtlich verbindlich abgelegt. Eine Suchstrategie ist in diesem Projekt individuell entstanden. Vorhandene Medien, insbesondere Fotos und Pläne aus den obengenannten Kirchengebäuden sowie von wesentlichen Nutzungen (Kirchenraum, sakrale Nutzungsformen, wichtige bzw. große Veranstaltungen und Nutzung der Nebenräume usw.), zunehmend aber auch alte und aktuellere Filmsequenzen (DVD und ff. Standards) können in Einzelfällen den schriftlichen Dokumenten und Sachdaten zugeordnet werden. Alle erreichbaren architekturfachlichen Fremdberichte werden aufgenommen, soweit dem Rechte Dritter nicht entgegenstehen.

Eine einfach gestaltete Datenbank ermöglicht im Einzelfall den Zugang im Büro für zugelassene Benutzer, soweit dies die Arbeitskapazitäten gestatten. Gemeinden können digitale Auszüge für eigene Zwecke erhalten. Ein Fernzugriff für besonders berechtigte Nutzer darauf kann künftig u.U. im Einzelfall geschaltet werden, soweit die technischen und personellen Voraussetzungen im KIDOK-Büro dies dann zulassen. Im Zeitraum 2010/11 ist dies voraussichtlich nicht der Fall! Ein Anspruch auf Fernzugriff besteht ohnehin ausdrücklich nicht! Die von Dritten überlassenen Originale der Quellen bleiben aber in jedem Fall erhalten, sie werden nicht durch die digitale Form ersetzt. Die Originale verbleiben nicht endgültig im KIDOK-Büro.